Utilise-tu actuellement l’e-mail et les feuilles Excel pour organiser ton processus de recrutement ? Tu n’es pas seul ! Des milliers de personnes les utilisent encore. Il est vrai que le courrier électronique et Excel traitent certains aspects clés du recrutement, mais aucun des deux n’a été conçu pour le recrutement. Ils pourraient éventuellement mener à des embauches réussies, mais les utiliser par habitude a un prix.
Tu utilises l’email, les feuilles Excel, les calendriers et de nombreux autres outils, et tu dépenses du temps et de l’énergie à rechercher des informations éparpillées et à respecter des délais très courts. Ce scénario fastidieux et frustrant te distrait du véritable objectif du recrutement : prendre des décisions pertinentes pour embaucher des bons talents.
Curieux de savoir comment un logiciel de recrutement peut ajouter de la valeur à ton processus de recrutement ? Tu trouveras la réponse ci-dessous.
10 raisons pourquoi l’e-mail et Excel nuisent à ton processus de recrutement
I. Perte de temps et de ressources due aux tâches administratives
En utilisant la messagerie électronique et les feuilles Excel, vous passez beaucoup de temps à répéter des tâches telles que l’envoi manuel, le copier/coller de texte, la recherche dans différentes sources, la sauvegarde d’informations dans différentes endroits, etc. Gérer le processus de recrutement sans les outils de recrutement adéquats entraîne une importante perte de temps et de ressources
II. Long délai de recrutement
L’un des indicateurs de performance clés les plus importants est le délai de recrutement. Cette métrique indique clairement l’efficacité du processus de recrutement. Plusieurs tâches peuvent être automatisées si tu utilises le bon logiciel de recrutement. En utilisant l’e-mail et Excel, tu dois gérer ces tâches manuellement, ce qui signifie qu’il te faudra plus de temps et te coûtera plus cher pour accomplir ton travail.
III. Mauvaise expérience candidat
En utilisant des courriels et des feuilles Excel pour le recrutement, ton processus de recrutement est fragmenté et ne peut pas offrir aux candidats un processus transparent et bien informé. Cela se traduira par une mauvaise expérience candidat.
IV. Faible image de marque
Si tu offres une mauvaise candidat, la réputation de ton entreprise sera sérieusement affectée. On sait que les entreprises qui possèdent de fortes images de marque attirent facilement les candidats, ce qui leur permet de réduire le coût et le délai de recrutement.
V. Pertes des bons candidats
Sans l’utilisation d’un bon logiciel de recrutement, il n’est pas facile de savoir où se trouvent les candidats dans le processus de recrutement. Certains candidats peuvent se perdre en cours de route, ce qui entraîne un gaspillage de bonnes opportunités de recrutement. En outre, avec une communication médiocre et peu fréquente, plusieurs bons candidats peuvent se retirer et être embauchés par d’autres entreprises.
VI. Bassin de candidats non exploité
Si tu recrutes depuis des années, il y a de fortes chances que te possèdes une mine d’or avec de nombreux candidats pertinents. Il existe d’excellents candidats dans les candidatures antérieures, mais ils sont enterrés dans des feuilles Excel et des boîtes e-mails. Sans le bon logiciel de recrutement, la valeur de votre bassin de candidats est perdue.
VII. Perte de temps avec l’affichage manuel des postes
En créant et en publiant des postes manuellement, tu perds beaucoup de temps, sans avoir la garantie du succès de tes publications.
VIII. Mauvaises décisions d’affaires
Il ne fait aucun doute que les décisions les plus précises concernant ton recrutement et ton activité en général reposent sur des capacités de données et d’analyse. Prendre de telles décisions peut être difficile avec un processus incohérent et sans outils d’analyse de recrutement.
IX. Travail d’équipe inefficace
Sans une approche structurée de recrutement, il est très difficile de constituer une équipe de recrutement efficace dotée d’une bonne communication, d’une collaboration et d’un accès à toutes les informations pertinentes.
X. Sécurité en danger
Sans un système sécurisé et une approche normalisée pour la vérification des antécédents professionnels, il est plus difficile de protéger les données confidentielles des candidats et de garantir le respect des lois et réglementations en matière d’emploi.
Nous en avons assez dit sur la manière dont la combinaison Excel et e-mail avait un impact négatif sur ton entreprise. Il est temps d’en savoir plus sur les capacités d’un logiciel de recrutement qui peut changer ta façon de travailler à l’avenir.
Que peut faire un système de suivi des candidats (ATS)?
Un logiciel ATS (Applicant Tracking System) a le potentiel d’automatiser presque tous les aspects du processus de recrutement. Cela permet de gagner un temps considérable pour les tâches importantes : trouver et recruter les bonnes personnes.
Utiliser un ATS offre un espace de collaboration disponible en ligne pour tous les membres d’une équipe de recrutement. Un bon ATS est doté de fonctionnalités qui simplifient, organisent et centralisent tous le recrutement:
Contacts efficace avec les candidats
Tu peux contacter les candidats directement à partir de l’ATS et garder une trace de toutes les communications en un seul endroit. Il n’est pas nécessaire de quitter le système pour contacter un candidat, ce qui te permet de gagner beaucoup de temps et d’augmenter ton efficacité.
La plupart des logiciels ATS sont intégrés aux comptes de messagerie et de calendrier, ce qui signifie que si tu contactes un candidat en dehors de l’ATS, la communication sera toujours suivie sur la chronologie du candidat à l’aide de la synchronisation de courrier électronique bidirectionnel.
Avec un ATS, tu peux utiliser les intégrations de calendrier pour vérifier la disponibilité des équipes et organiser des entretiens et des appels avec plusieurs participants directement depuis la plate-forme de recrutement.
Il peut arriver que tu souhaites contacter plusieurs candidats en même temps. Avec un ATS, il est facile de les contacter en quelques secondes à peine. Cela te fera gagner beaucoup de temps et permettra également une standardisation sans précédent dans ta communication.
Historiques des contacts et des notes
Si tu contactes des candidats depuis le logiciel ATS, tu auras toujours une copie complète de l’historique de contacts. Quiconque accède au profil du candidat peut voir l’historique sur lequel les recruteurs les ont contactés plus tôt ainsi que le contexte.
En utilisant un ATS, tu peux ajouter, gérer et rechercher toutes les notes de contact. Si tu parles au candidat ou au responsable du recrutement, tu peux enregistrer les notes des conversations. Cela aide toute personne travaillant avec le candidat / responsable à voir les conversations passées.
Chargement rapide et précis des données
Il arrive que tu reçoives des centaines de CV pour un seul poste. Après avoir travaillé sur quelques postes, tu peux te retrouver enterré dans des milliers et des milliers de CV. En utilisant un ATS, tu peux charger ces CVs en un seul coup et les mettre à disposition dans ta base de données.
Recherche de candidats
Sans système de recrutement, tes CVs sont probablement stockés sur ton disque dur, ce qui rend très difficile la recherche, le filtrage et la recherche de candidats. De plus, si ton disque dur tombe en panne, toute ta base de données sera perdue en un rien de temps.
En utilisant un ATS, tous tes CVs seront indexés en toute sécurité et stockés dans ta base de données. Tu peux rechercher, filtrer et les trouver à tout moment.
Données propres et précises
Certains candidats peuvent postuler à différents postes dans la même entreprise, ce qui peut générer de nombreux profils en double. À l’aide d’un ATS, tu peux t’assurer que les applications sont fusionnées sous le même profil candidat, ce qui permet de créer une base de données propre et précise.
Site carrière
Si tu n’as pas de site carrière ou si tu en as un que tu mets à jour manuellement, tu perds certainement beaucoup de temps et tu n’affiches probablement pas de données à jour. En utilisant un ATS, tu peux avoir un site de carrière personnalisé qui publie automatiquement tous les postes actifs en temps réel. Chaque fois que tu crées, mets à jour ou supprimes un poste, tes modifications sont automatiquement répercutées sur le site carrière.
À partir de ton site carrière, tu peux partager des offres d’emploi sur LinkedIn, Facebook, Twitter, des sites d’emploi et bien plus encore. C’est un excellent moyen de faire de la publicité et d’attirer des candidats brillants.
Grâce à ton site carrière, tu peux faire bonne impression en mettant en valeur ta marque employeur.
Avoir un site de carrière intégré à l’ATS peut dynamiser ta marque en offrant une meilleure expérience à tes candidats ainsi qu’à ton équipe de recrutement.
Applications en ligne
En utilisant un ATS, tu permets à tes candidats de postuler en ligne directement à partir de ton site carrière. Toutes les applications sont automatiquement ajoutées à ta base de données et acheminées vers le recruteur approprié. Les candidats peuvent automatiquement recevoir des notifications par courrier électronique sans aucun effort de ta part. Les recruteurs et les responsables du recrutement peuvent recevoir des notifications par courrier électronique les invitant à agir rapidement et à prendre les bonnes mesures.
Avec un ATS, tu ne recevras plus d’applications par courrier électronique. Toutes les applications sont stockées dans le même système centralisé.
Rapports et analytiques
En utilisant un ATS, tu peux collecter des données et des informations précieuses qui t’aideront à prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides concernant ton recrutement et ton activité en général.
Grâce à des analyses personnalisées, tu peux optimiser en permanence ta stratégie de recrutement et avoir un impact plus positif sur ton entreprise.
En ayant accès à un tableau de bord central, tu peux rapidement évaluer les statuts d’embauche et prendre une décision efficace. Par exemple, tu peux vérifier si tu as suffisamment de candidats dans ton pipeline ou si tu devais republier. Tu peux vérifier si les candidats sont contactés rapidement et si les recruteurs respectent les délais. Tu peux avoir une idée claire du nombre de candidats que tu as à chaque étape du processus pour chaque poste répertorié. Une vérification rapide t’indiquera où concentrer ton attention.
Communication interne
En utilisant un ATS, tu peux créer une équipe de recrutement efficace en leur donnant accès à un système centralisé, où toutes les données et notes sur les candidats et les candidatures sont accessibles. Tous les profils de candidats et toutes les interactions sont centralisés, ce qui facilite l’évaluation des candidatures et la collaboration avec ton équipe de recrutement.
Un processus d’entrevue standardisé peut augmenter la collaboration entre les membres de ton équipe et les rendre plus efficaces pour recueillir des évaluations précises et des commentaires exploitables.
Planifier des entretiens et recueillir des commentaires
En utilisant un ATS, tu peux trouver une heure qui convient à tout le monde en synchronisant différents calendriers sur ta plateforme de recrutement. Tu peux facilement envoyer des rappels pour recueillir des commentaires et ne manquez jamais une échéance.
Faire des offres
À partir de l’ATS, tu peux facilement générer des lettres d’offre, prendre des décisions, suivre les motifs des offres refusées et bien plus encore.
Conclusion
Si tu veux faire les choses à la dure, tu continueras à t’appuyer sur l’utilisation d’email et d’Excel, mais si tu veux apporter des modifications pour le meilleur, tu te rendras compte qu’il existe une technologie puissante qui peut fonctionner en ta faveur.
Passer des e-mail-feuilles Excel à un ATS est simple et ne demande pas plus que la volonté de changer.
Tu n’as pas besoin d’un gros budget pour apporter de grandes améliorations à la gestion de ton recrutement.
Maintenant que tu comprends les avantages énormes qu’un ATS peut offrir, tu peux profiter de notre ATS en ligne gratuit. Avec Nextal, tu es couvert pour chacun des points décrits ci-dessus.
Nous nous chargerons d’importer les données existantes et tu seras prêts pour une transition rapide et transparente.
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