Système de suivi des candidatures (ATS) : le guide complet

Tout ce qu’il faut savoir sur les systèmes de suivi des candidatures (ATS) : ce qu’ils sont, comment ils fonctionnent, leurs fonctionnalités, leurs avantages pour les candidats et les recruteurs, comment choisir le bon, leurs limites et leur coût.

I. Qu’est-ce qu’un ATS ?

Un système de suivi des candidatures est un logiciel utilisé par les entreprises pour trouver et recruter des employés.

Un ATS est un logiciel qui permet aux entreprises de trouver et de recruter les meilleurs candidats pour leurs postes. Grâce à lui, les recruteurs passent moins de temps à lire des piles de CV. Un ATS est conçu pour repérer certains mots-clés et critères, afin de faire ressortir les meilleurs candidats.

Tous les ATS ne se valent pas : les entreprises peuvent en choisir un selon les fonctionnalités qui optimisent le mieux leur processus. Un ATS aide à rester organisé et efficace dans les tâches RH. Vous pouvez en faire l’essai avant l’achat afin d’être certain de votre choix.

En bref, un ATS permet de mieux maîtriser chaque étape du recrutement et de l’embauche — de la candidature et l’entrevue jusqu’à l’embauche et l’intégration. Il réduit considérablement le temps que les recruteurs consacrent au suivi des candidats, à l’identification des bons profils et à l’embauche de la bonne personne.

II. Comment fonctionne un ATS ?

Les ATS utilisent des algorithmes pour trouver des candidats à partir de mots-clés et d’expressions.

Les entreprises de toutes tailles reçoivent une multitude de CV, souvent via des sites d’emploi externes. Comme postuler ne demande parfois qu’un seul clic, il devient difficile pour les recruteurs de trouver les candidats réellement qualifiés. Les ATS ont été créés pour aider à faire le tri.

Quand un candidat remplit une candidature en ligne, son CV et sa lettre ne vont généralement pas directement au recruteur. L’ATS analyse les CV, lettres et candidatures et recueille des informations comme les coordonnées, l’historique d’emploi et les compétences. Surtout, il recherche les mots-clés et expressions qui correspondent à la description du poste.

III. Fonctionnalités d’un ATS

De nombreuses entreprises développent des ATS, chacun offrant des fonctionnalités différentes. Les fonctionnalités courantes incluent :

1. Sourcing

Trouvez et sourcez facilement des candidats provenant de différentes sources comme LinkedIn, Indeed, Monster, ZipRecruiter, etc.

2. Communication

Envoyez des courriels sur l’état d’un poste et planifiez des entrevues directement depuis la candidature.

3. Processus personnalisé

Personnalisez et rationalisez votre processus, de la candidature à l’embauche, par exemple en ajoutant un ensemble de questions ciblées.

4. Analyses avancées

Obtenez des informations en temps réel sur l’ensemble de votre stratégie d’embauche.

5. Site carrière personnalisé

Assurez la cohérence de votre image de marque sur votre site carrières.

6. Gestion des connaissances

Conservez tout l’historique de chaque candidature au même endroit.

7. Notifications

Configurez des notifications pour mobiliser vos intervieweurs et recueillir leurs retours.

8. Nurturing des candidats

Bâtissez des relations avec vos candidats potentiels en tout temps.

9. Syndication des offres

Publiez facilement vos offres sur différentes plateformes.

10. Hébergement infonuagique

Toutes vos données sont gérées dans le nuage. Il suffit de créer un compte.

IV. Avantages d’un ATS pour les candidats

Qu’est-ce qu’un CV compatible ATS et comment peut-il vous aider ?

Les ATS recherchent des mots-clés et des compétences précises pour classer les candidats. Si votre CV ne se classe pas parmi les meilleurs, il pourrait ne pas franchir la première étape. Il est donc important d’optimiser votre CV : étudiez l’offre et reprenez les termes de la description dans votre CV et votre candidature.

Quelques conseils pour franchir l’étape automatisée :

Mise en forme — Format simple, expériences en ordre chronologique ; un modèle téléchargé doit être compatible ATS.
Police — Évitez les polices élaborées ; utilisez une police sans empattement simple, en noir.
Modèles — Évitez les modèles fantaisistes ; restez sur un design propre et simple.
Mots-clés — Sans assez de bons mots-clés, votre CV pourrait ne pas être présenté au recruteur.
Graphiques et images — La plupart des ATS ne déchiffrent pas les CV contenant des graphiques, tableaux et images.

V. Avantages d’un ATS pour les recruteurs

Un ATS peut transformer tout le processus d’embauche d’une entreprise.

Passer d’un processus manuel à un processus automatisé présente de nombreux avantages. Le gain de temps est majeur : plus besoin de trier des centaines de CV. Les recruteurs peuvent aussi réutiliser d’anciennes candidatures réussies pour de nouveaux postes, ce qui leur donne un meilleur vivier de talents.

Un ATS permet un processus normalisé, simple et efficace, qui rend les recruteurs plus productifs. Il réduit le roulement grâce à de meilleures embauches, aide à respecter les lois en réduisant les biais conscients et inconscients, et permet de répondre plus vite aux candidats grâce à la messagerie automatisée et aux rappels d’entrevue.

VI. Quel est le meilleur ATS pour votre entreprise ?

Le meilleur ATS correspond à votre budget, vos employés et vos besoins. Posez-vous ces questions :

Combien de personnes prévoyez-vous embaucher ? Si peu, un système autonome peut suffire.
Est-il facile à utiliser ? Faites une démo de plusieurs systèmes.
Conviendra-t-il dans quelques années ? Si vous prévoyez croître, choisissez un système évolutif.
Quel est votre budget ? Les coûts varient beaucoup (voir ci-dessous).
Quelles fonctionnalités vous faut-il ? Le sourcing social et les courriels automatisés peuvent être utiles.

VII. Limites des ATS

Les ATS sont sélectifs et peuvent écarter de bons candidats.

Un ATS pourrait écarter un excellent candidat simplement parce que son CV manque de quelques mots-clés. À l’inverse, certains candidats truffent leur CV de mots-clés sans être qualifiés. Certains systèmes sont pointilleux sur la mise en forme : images, graphiques et mauvaises polices peuvent être mal lus. Les personnes en réorientation et les jeunes diplômés peuvent aussi avoir du mal, leur CV ne contenant pas toujours les mots-clés ou l’expérience recherchés.

VIII. Combien coûte un ATS ?

Le coût d’un ATS peut aller de gratuit à plus de 100 000 $.

Par recruteur — Le modèle le plus courant : des frais mensuels par recruteur et gestionnaire.
Par employé — Facturé selon l’effectif total, pas seulement les utilisateurs. Les grandes entreprises paient parfois moins par employé.
Par poste ouvert — Facturé selon le nombre de postes ouverts, ou de candidatures reçues.
Forfait fixe — Un montant unique, mensuel ou annuel.

Prévoyez aussi des frais de configuration, d’intégration et de modules complémentaires, variables selon le fournisseur.

Logiciels apparentés

D’autres logiciels peuvent aider vos besoins en RH et en dotation : systèmes de gestion des ressources humaines, gestion des talents, gestion du capital humain, logiciels d’intégration, logiciels d’agence de recrutement, logiciels de dotation et applications RH.

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